متقاعد کردن طرف مقابل در آن سوی خط
۴ نکته برای متقاعد کردن طرف مقابل در آن سوی خط
باید مذاکره تلفنی مبتنی بر حقیقت باشد و مانند یک معامله رو در رو و عادی انجام شود. در چنین حالتی لحن صدا و شیوه‌ی صحبت کردن شما سؤال‌بر‌انگیز نخواهد بود و طرف مقابل را دعوت به موافقت و همراهی می‌کند.
به‌جای اینکه با لحن پرسشی از طرف مقابل بخواهید که کاری انجام دهد، جملات و عبارات را به شکلی بیان کنید که گویی وی همه چیز این مذاکره تلفنی را پیشاپیش پذیرفته است.
اجازه بدهید طرف مقابل بیشتر از شما صحبت کند. ابتدا سؤالات خود را بپرسید و سپس برای شنیدن پاسخ‌ها ساکت شوید و منتظر بمانید.
پیام خود را در کم‌ترین کلمات ممکن منتقل کنید. گوران پرسون، نخست‌وزیر پیشین سوئد مردی به‌شدت کاریزماتیک بود که در مذاکرات خود از کلمات اندک و گزیده استفاده می‌کرد. رفتار او چنین بود:
وقتی با کسی تماس می‌گرفت، در آغاز کلام بدون هیچ حرف اضافه‌ای فقط نام فامیل خود را می‌گفت: «پرسون …» و ادامه‌ی مکالمه را بر عهده‌ی فرد آن سوی خط می‌گذاشت.
او همیشه مختصر و مفید صحبت می‌کرد و بعد از اینکه طرف مقابل حرف‌هایش را می‌زد، او می‌پرسید که نکته دیگری وجود دارد یا خیر. که البته بهتر بود هر چیزی را که جا می‌ماند به او می‌گفتید.
اگر برای تغییر زمان قرار کاری خود باید با طرف مقابل صحبت کنید، می‌توانید از این نکات کمک بگیرید:
در مذاکره تلفنی حدود ۴ ثانیه فرصت تأثیرگذاری اولیه بر طرف مقابل دارید، در این فرصت باید ثابت کنید و نشان دهید که فرد مهمی هستید.
باید تمام تلاش‌تان را در این زمان اندک به کار بگیرید تا از مزایای فوق‌العاده‌ی آن بهره ببرید. چگونه؟
نکته اول
لحن و آهنگ صدای‌تان باید مثبت و دوستانه باشد. قبل از شروع تماس کمی لبخند بر لب قدم بزنید.
نکته دوم
خود را معرفی کنید و شرح کوتاهی از دلیل تماس خود بدهید، مانند: من فلانی هستم و به خاطر فلان کار تماس گرفته‌ام.
نکته سوم
مسئله‌ی خود را بیان کنید و دلیل خود را برای تغییر زمان قرار بگویید. مانند:
متأسفانه من باید قرارمان در ساعت ۱۷:۳۰ را تغییر بدهم، چون همین الان با من تماس گرفتند و برای مصاحبه‌ی کاری مرا دعوت کردند. این فرصت برای من خیلی مهم و تعیین‌کننده است و برای حاضر شدن سر این قرار باید بلیت تهیه کنم و به شهر دیگری بروم. ممنون می‌شوم اگر با من همکاری بفرمایید.
در این قسمت لازم است توقف کوتاهی کنید، دست‌کم ۱ تا ۳ ثانیه. این زمان به فرد مقابل فرصت می‌دهد تا در مورد حرف‌های شما بیندیشد و کم‌کم دریابد در چه موقعیتی هستید و چه می‌خواهید. سپس ادامه بدهید:
ممکن است این لطف را در حق من بکنید؟
رعایت این نکته بسیار مهم است، زیرا این شکل درخواست به فرد مقابل احساس مهم بودن می‌دهد و ممکن است حال و هوای او را در تمام طول روز دگرگون و مثبت کند، چون احساس می‌کند به کسی کمک کرده و مفید بوده است.
نکته چهارم
فرد آن سوی خط پاسخ مثبت یا منفی می‌دهد. البته اگر تمام نکاتی را که تا اینجا مطرح شد رعایت کنید، قطعا پاسخ مثبت خواهید گرفت. اما اگر تمام این نکات را رعایت کردید و با یک «نه» سرد و قاطع مواجه شدید، بدانید که طرف شما هیولایی بی‌روح است که به هیچ یک از حرف‌هایی که زده‌اید، توجه نکرده است. البته از قدیم گفته‌اند یک سوزن به خودت بزن، یک جوال‌دوز به مردم. پس:
۱. شاید نتوانسته‌اید آن‌طور که باید و شاید همراهی فرد مقابل را برانگیزانید یا به اندازه‌ی کافی مؤدب رفتار نکرده‌اید. شاید بیش از حد متفرعن یا محتاج به نظر رسیده‌اید.
چالش مهم شما برای موفقیت در مذاکره تلفنی این است که با اعتماد به نفس به نظر برسید، شاد و مؤدب باشید و ضمن رعایت این نکات، پیام و خواسته‌ی خود را بگویید و با کمک طرف مقابل به هدف مورد نظرتان برسید.
۲. شاید هم علت بی‌اهمیتی و نپذیرفتن حرف‌های شما، نفرت و بی‌علاقگی فرد آن سوی خط نسبت به کارش باشد. این مشکل دیگر کاملا از اختیار شما خارج است. بعضی افراد هم به قول معروف نحس رفتار می‌کنند و خودشان افراد منفی‌ای هستند و میل دارند دیگران را نیز به این گرداب بکشانند.
در هر دو صورت، اگر جواب منفی گرفتید، زیاد اصرار نکنید. اصرار و تقلا کردن بیش از حد پشت تلفن خیلی آزاردهنده است. مردم از این رفتار خوش‌شان نمی‌آید و اگر این رفتار را بکنید، میلی به همراهی با شما برای‌شان باقی نمی‌ماند.